Verarbeitung personenbezogener Daten durch den virtuellen Assistenten KOSMO

Auf unserer Website ist ein virtueller Assistent von KOSMO (nachfolgend „Chatbot“) aktiv, der Sie während der Navigation unterstützt, Ihnen Informationen zu unseren Dienstleistungen bereitstellt und Ihre Fragen beantwortet. Dieser Dienst wurde von AI KOSMO S.r.l. entwickelt, die gemäß Art. 28 DSGVO als Auftragsverarbeiter tätig ist und auf Grundlage einer entsprechenden Vereinbarung handelt, welche Aufgaben und Verantwortlichkeiten regelt. Verantwortlicher für die Verarbeitung der von Ihnen über den Chatbot bereitgestellten Daten bleibt das Tirler Dolomites Living Hotel.

Der Chatbot verwendet KI-Systeme (LLM – Large Language Models), um Ihre Anfragen zu verstehen und passende Antworten bereitzustellen.

Arten der verarbeiteten Daten

Die Verarbeitung betrifft folgende personenbezogene Daten:

• Aktiv vom Nutzer bereitgestellte Daten: sämtliche Informationen, die Sie freiwillig in das Chatfenster eingeben, wie Fragen, Informationsanfragen, Vor- und Nachname, Kontaktdaten oder Aufenthaltspräferenzen;
• Technische Sitzungsdaten: IP-Adresse, Browsertyp, Betriebssystem sowie weitere technische Daten, die für den ordnungsgemäßen Betrieb des Chats erforderlich sind;
• Inhalte der Konversationen: der vollständige Text Ihrer Interaktionen mit dem Chatbot.

Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Ihre personenbezogenen Daten werden zu folgenden Zwecken verarbeitet:

1. Bereitstellung des Chat- und Supportdienstes

Zur Beantwortung Ihrer Anfragen, Unterstützung bei der Navigation und Bereitstellung der erforderlichen Informationen über unsere Dienstleistungen.

Die Rechtsgrundlage hierfür ist das berechtigte Interesse des Verantwortlichen, einen effizienten und unmittelbaren Kundendienst bereitzustellen. Bei vorvertraglichen Anfragen (z. B. Angebotsanfragen oder Verfügbarkeitsanfragen für Buchungen) ist die Rechtsgrundlage die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen.

2. Verbesserung des Dienstes und Training der KI-Algorithmen

Zur Analyse der Konversationen (soweit möglich in aggregierter und anonymisierter Form), um die Genauigkeit der Antworten des Chatbots sowie die Qualität des Dienstes zu verbessern.

Die Rechtsgrundlage hierfür ist das berechtigte Interesse des Verantwortlichen und des Auftragsverarbeiters, die Technologie und die Qualität des angebotenen Dienstes zu verbessern, sofern Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten nicht überwiegen.

Die Bereitstellung der Daten für Zweck 1 ist freiwillig, jedoch erforderlich, um den Chatbot-Dienst nutzen zu können. Hinsichtlich Zweck 2 können Sie jederzeit Widerspruch einlegen, ohne dass dies die Nutzung des Chat-Dienstes beeinträchtigt.

Art der Verarbeitung und Sicherheitsmaßnahmen

Die Verarbeitung erfolgt mittels IT- und Telekommunikationssystemen.

Gemäß den Grundsätzen „Datenschutz durch Technikgestaltung“ und „Datenschutz durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen“ (Art. 25 DSGVO) werden geeignete technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, um ein dem Risiko angemessenes Sicherheitsniveau zu gewährleisten. Dazu gehören insbesondere die Pseudonymisierung oder Anonymisierung von Daten, soweit dies möglich ist, insbesondere im Zusammenhang mit dem Training der Algorithmen.

Speicherdauer der Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden gemäß dem Grundsatz der Speicherbegrenzung aufbewahrt:

• Für den Zweck der Unterstützung werden die Gesprächsprotokolle nur so lange gespeichert, wie dies zur Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlich ist, jedoch höchstens für einen Zeitraum von 24 Monaten nach Beendigung der Chat-Sitzung, sofern keine rechtlichen Streitigkeiten eine längere Aufbewahrung rechtfertigen.
• Für den Zweck des Algorithmus-Trainings werden personenbezogene Daten nur so lange in identifizierbarer Form gespeichert, wie dies für die Analyse und Extraktion von Informationen zur Verbesserung des Modells erforderlich ist. Anschließend werden sie unwiderruflich anonymisiert oder gelöscht. Dieser Zeitraum überschreitet in keinem Fall 365 Tage.

Weitergabe von Daten und Datenübermittlungen

Die über den Chatbot erhobenen Daten werden von unserem Dienstleister AI KOSMO verarbeitet, der als Auftragsverarbeiter benannt wurde.

AI KOSMO kann zur Erbringung des Dienstes Subunternehmer (z. B. Cloud-Dienstleister) einsetzen, unter Einhaltung der Vorgaben des Art. 28 DSGVO.

Die Nutzung solcher Dienste kann eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) erforderlich machen. Eine solche Übermittlung erfolgt ausschließlich bei Vorliegen geeigneter Garantien, wie Angemessenheitsbeschlüssen der Europäischen Kommission oder dem Abschluss von Standardvertragsklauseln.

Einsatz von Systemen der künstlichen Intelligenz

Der Chatbot-Dienst nutzt Technologien der künstlichen Intelligenz, insbesondere LLM-Systeme.

Im Einklang mit den Transparenzanforderungen des europäischen AI Acts, der DSGVO sowie des italienischen Gesetzes Nr. 132/2025 möchten wir Sie über Folgendes informieren:

Transparenzpflicht

Wir weisen Sie darauf hin, dass Sie mit einem System interagieren, das KI-Komponenten verwendet. Dieses System wurde entwickelt, um das Hotelpersonal bei der Interpretation und Weiterleitung Ihrer Anfragen zu unterstützen.

Funktionsweise und Logik des Systems

Das KI-System analysiert den Text Ihrer Anfragen, um deren Inhalt und Zweck zu verstehen und diese an die zuständige Abteilung weiterzuleiten.

Menschliche Aufsicht und keine automatisierten Entscheidungen

Wir garantieren Ihnen, dass das KI-System ausschließlich als Unterstützung für unser Personal dient.

Keine Entscheidung, die rechtliche Wirkungen entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt (gemäß Art. 22 DSGVO), wird ausschließlich automatisiert getroffen. Jede komplexe Anfrage, Belastung oder relevante Entscheidung wird von einem menschlichen Mitarbeiter überprüft und freigegeben.

Fairness und Nichtdiskriminierung

Die eingesetzten KI-Systeme wurden entwickelt und werden regelmäßig überwacht, um das Risiko von Fehlern und diskriminierenden Auswirkungen zu minimieren, im Einklang mit bewährten Verfahren und gesetzlichen Anforderungen.

Rechte der betroffenen Person im Zusammenhang mit KI-Systemen

Zusätzlich zu den allgemeinen Rechten gemäß DSGVO (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch) stehen Ihnen im Zusammenhang mit dem Einsatz von KI-Systemen folgende Rechte zu:

• Recht auf Berichtigung: Falls Sie feststellen, dass die vom Chatbot erzeugten Informationen über Sie unzutreffend sind, haben Sie das Recht, deren Berichtigung zu verlangen.
• Recht auf Löschung: Falls eine Berichtigung technisch nicht möglich ist, haben Sie das Recht, die Löschung der betreffenden Daten zu verlangen.
• Widerspruchsrecht: Sie können jederzeit der Verarbeitung Ihrer Daten zum Zweck des Trainings der Algorithmen widersprechen, soweit diese auf berechtigtem Interesse beruht.

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an das Tirler Dolomites Living Hotel unter den in dieser Datenschutzerklärung angegebenen Kontaktdaten wenden.